Aviso de privacidad

1. Quién es responsable de qué

El responsable es CerezaSys, S.A.S., con RFC CER2606223B0 y domicilio en Calle Santa María la Ribera 96, interior C 302, colonia Santa María la Ribera, alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México, C.P. 06400. HuellaPod es la marca comercial con la que opera. Dicho eso, en el uso de la plataforma hay tres papeles y este es el reparto:

• CerezaSys, S.A.S. es responsable de tus datos si visitas el sitio, nos dejas tus datos, solicitas una demostración o contratas un plan: nombre, correo, teléfono, datos de tu negocio y datos de facturación.
• Tu consultorio o clínica es responsable de los datos de sus pacientes. Es quien decide qué se registra, para qué y por cuánto tiempo, y quien debe entregar a sus pacientes su propio aviso de privacidad.
• CerezaSys, S.A.S. es encargado respecto de esos datos de pacientes: los guardamos y procesamos únicamente por cuenta de la clínica y conforme a sus instrucciones, con las medidas de seguridad que exige la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP). No los usamos para fines propios ni los vendemos.
• El paciente es el titular de sus datos de salud. Ejerce sus derechos ante la clínica que lo atiende —desde el portal del paciente o directamente con ella—, no ante HuellaPod.

Los datos de salud son datos personales sensibles. La plataforma está construida para que cada organización solo pueda ver los suyos, y todo acceso a un expediente clínico queda registrado en una bitácora de auditoría.

2. Qué datos recabamos

Depende de la relación:

• Si nos dejas tus datos en el sitio: nombre, correo electrónico, teléfono (opcional), tipo de negocio, tamaño de tu clínica, plan de tu interés y lo que nos escribas en el formulario.
• Si contratas: además de lo anterior, los datos de tu organización y los datos fiscales necesarios para facturarte. Los datos de tu tarjeta los captura y guarda directamente la pasarela de pago; nosotros no los almacenamos.
• Datos de navegación del sitio: páginas visitadas y origen de la visita (campaña o sitio desde el que llegaste), como contadores agregados de nuestra medición propia, que no usa cookies. Si aceptas las cookies de medición publicitaria, además lo descrito en la sección 10.
• Datos técnicos para que el servicio funcione y sea seguro: registros de acceso, dirección IP y errores de la aplicación.
• Datos de pacientes: los captura tu clínica dentro de la plataforma. Nosotros los alojamos, pero no decidimos sobre ellos.

3. Para qué usamos tus datos

Para lo siguiente, y nada más:

• Contactarte por tu registro o tu solicitud de demostración, y responder tus mensajes.
• Crear y administrar tu cuenta, cobrarte tu plan y emitirte tu factura.
• Darte soporte cuando lo pidas y avisarte de cambios en el servicio.
• Mantener la plataforma funcionando, prevenir fraudes y usos indebidos, y cumplir obligaciones legales, fiscales y sanitarias.
• Entender qué páginas del sitio son más útiles, para mejorar el contenido.
• Como finalidad secundaria, enviarte información comercial sobre HuellaPod (novedades, precios, promociones). Puedes oponerte en cualquier momento con el enlace de baja que lleva cada correo o escribiendo a [email protected]; oponerte no afecta el servicio que tengas contratado.

No usamos los datos clínicos de tus pacientes para publicidad, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios.

4. Con quién los compartimos

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que actúan como subencargados: tratan los datos únicamente por nuestra cuenta y bajo obligaciones de confidencialidad. Los agrupamos por función:

• Alojamiento de la plataforma y almacenamiento de archivos (fotos clínicas, documentos y modelos 3D).
• Procesamiento de pagos y suscripciones.
• Timbrado de facturas CFDI ante el SAT, a través de un proveedor autorizado de certificación.
• Envío de mensajes a tus pacientes: correo transaccional y mensajería por WhatsApp.
• Monitoreo de errores de la aplicación y analítica del sitio.
• Proveedores de inteligencia artificial, únicamente para las funciones de IA que tú actives.

No vendemos ni rentamos datos personales a terceros. Solo los entregamos a una autoridad cuando exista una solicitud fundada y motivada que legalmente estemos obligados a atender.

5. Transferencias fuera de México

Algunos de esos proveedores operan servidores fuera del país, por lo que ciertos datos pueden tratarse en el extranjero. Solo trabajamos con proveedores que ofrecen medidas de protección equivalentes a las que exige la LFPDPPP, y siempre bajo contrato. Esta transferencia es necesaria para prestarte el servicio que contrataste.

6. Acceso de nuestro equipo de soporte

Cuando abres un ticket de soporte, personal autorizado de HuellaPod puede necesitar entrar a tu cuenta para reproducir el problema. Ese acceso es temporal, se hace con permisos acotados y queda registrado: qué persona entró, cuándo y a qué. Nunca lo usamos para consultar expedientes clínicos por curiosidad ni para ningún fin ajeno a resolver tu solicitud.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Distinto según el tipo de dato:

• Si nos dejaste tus datos y nunca contrataste: los conservamos mientras exista un interés comercial razonable, y los eliminamos cuando nos lo pidas.
• Datos de tu cuenta y de facturación: durante la vigencia del servicio y después por el plazo que exige la legislación fiscal.
• Expediente clínico de tus pacientes: la NOM-004-SSA3-2012 obliga a conservarlo al menos cinco años, así que no se borra físicamente al cancelar. Se aplica baja lógica y se purga conforme a esa política.
• Bitácoras de auditoría y registros técnicos: por el plazo necesario para acreditar el cumplimiento y la seguridad del servicio.

8. Tus derechos sobre tus datos

Puedes pedirnos acceder a tus datos personales, corregirlos si están mal, cancelarlos u oponerte a que los usemos para un fin concreto, además de revocar el consentimiento que nos hayas dado. Escríbenos a [email protected] indicando tu nombre, el dato de contacto por el que quieres que te respondamos y qué es lo que solicitas. Te respondemos dentro de los 20 días hábiles que marca la LFPDPPP.

Si consideras que tu derecho no fue atendido, puedes acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales: la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que asumió estas funciones tras la extinción del INAI.

9. Si eres paciente de una clínica que usa HuellaPod

Tus datos clínicos son responsabilidad de la clínica que te atiende, no de HuellaPod. Para acceder a tu expediente, corregirlo, pedir una copia u oponerte a un tratamiento, dirígete a tu clínica: desde el portal del paciente tienes una sección para hacerlo, y también puedes solicitarlo en el consultorio. Tu clínica te entrega su propio aviso de privacidad y los consentimientos que firmas para procedimientos, fotografías o escaneos.

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger la información: cifrado del tráfico, aislamiento de los datos de cada organización a nivel de base de datos, control de acceso por rol, segundo factor de autenticación disponible para tu cuenta, bitácora de auditoría de los accesos a datos clínicos y respaldos. Ningún sistema es infalible: si ocurriera una vulneración que afecte de forma significativa tus datos, te lo informaremos sin demora.

12. Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso conforme el producto evoluciona. La fecha de última actualización y el número de versión aparecen al inicio de esta página; si el cambio es relevante, además te avisaremos por correo o dentro de la plataforma.